Organiser une manifestation

L'organisation de manifestations (lotos, soirées, galas, kermesses, ventes au déballage...) fait partie intégrante de la vie d'une association.

Au-delà de la source d'auto-financement qu'elles peuvent représenter, ces manifestations - souvent festives et conviviales - sont aussi des actions fédératrices pour les adhérents et bénévoles, mais représentent une suite de procédures légales et logistiques à mettre en œuvre.

Les éléments ci-dessous ont pour objet de vous aider dans l'ensemble dans vos démarches pour construire votre événement sur notre commune.

Déterminer le lieu de votre événement

Salles polyvalentes et espaces publics

Salles	Adresse	Capacité d’accueil
Louise Michel	rue George Clémenceau	360
Jacques Brel	avenue Descartes	106
Grande Salle de quartier Simone Veil	pôle municipal Simone Veil rue Aurel Chazeau	90
Antonin Larroque - bâtiment Pierre Mendes France	Place du 9 mars 1962	120 (assis avec tables) 250 (format conférence) 280 (debout)

Renseignements : secteur de la Vie associative : vieassociative@saint-medard-en-jalles.fr - tél. : 05 56 57 48 16.

Équipements culturels

Salles	Adresse	Capacité d’accueil
Salle de spectacles Georges Brassens	rue Anatole France	160
Carré des Jalles	Place de la République	en fonction des espaces

Renseignements sur les disponibilités et modalités de mises à disposition ou de location :
Direction de la Culture : Véronique Muller - culture@saint-medard-en-jalles.fr - tél. : 05 57 93 18 69.
Pour réserver la salle de spectacles de Georges Brassens : envoyer à culture@saint-medard-en-jalles.fr, le document ci-contre : demande utilisation salle de spectacles G. Brassens.

Complexes sportifs

Liste des infrastructures sportives

Renseignements sur les disponibilités : service des Sports - Benoit Calmet - b.calmet@saint-medard-en-jalles.fr - tél. : 05 56 05 71 14.

Les autorisations

En amont de la manifestation (5 mois avant la date), vous devez transmettre au secteur de la Vie associative :

• Une demande d'autorisation d'occupation de l'espace public.
• Une demande préalable d'organisation de manifestation.

Vous devez également joindre à votre dossier les documents « cerfa » complémentaires :

• Pour un vide-grenier, vide-penderie ou une brocante : cerfa 13939*01 : déclaration préalable d'une vente au déballage / consultez la réglementation.
• Pour organiser un loto, une tombola : cerfa 11823*03 : demande d'autorisation de loterie / consultez la réglementation.
• Pour tenir une buvette : lettre de demande d'autorisation / consultez la réglementation.

Si vous diffusez de la musique, n'oubliez pas de déclarer votre manifestation à la Sacem : clients.sacem.fr

Traitement des demandes

Le dossier sera étudié par les services, puis transmis aux élus pour validation.

Si la manifestation est validée, elle sera suivie d'un courrier d'acceptation, ou par une réunion entre les organisateurs et les services municipaux concernés (Techniques, Sécurité, direction de la Vie associative et Sports, le cas échéant).

Demandes de matériel

La commune met gratuitement à disposition des associations du matériel utile pour vos manifestations :  tables, bancs, scène, grilles d'exposition, plantes vertes...

L'association doit préalablement signer une convention avec la Ville, et doit répondre aux axes prioritaires et objectifs de la politique de la vie associative.

La sécurité

L'organisateur est responsable de la sécurité de la manifestation. Il doit prévoir les mesures de sécurité vis à vis du public, des biens, des équipements, de l'environnement et faire appel aux services de secours en cas d’événements graves dépassant sa capacité de réponse.

À la demande de la Préfecture, la Ville de Saint-Médard-en-Jalles impose pour chaque manifestation la désignation d'une personne référente pour la sécurité au sein de l'association. Cette personne aura pour mission : de prendre connaissance des emplacements des déclencheurs d'alarme, du téléphone d'alerte, des extincteurs ; de connaître et de faire respecter les préconisations sur les voies de dégagement et de circulation. Son nom doit être mentionné dans la demande préalable de manifestation. À réception de votre dossier, la Police municipale pourra déterminer des préconisations précises pour veiller à la sécurité du public.

Seules les associations agrées de sécurité civiles peuvent mettre en place un poste de secours.

Concernant les services de police, il n'y a pas d'obligation légale, il est néanmoins recommandé de les informer de l'organisation d'une manifestation.

Gendarmerie de Saint-Médard-en-Jalles
12, rue Théophile Gautier
33160 Saint-Médard-en-Jalles
Tél. : 05 57 93 15 60
Fax : 05 57 93 15 68
E-mail : bta.st-medard-en-jalles@gendarmerie.interieur.gouv.fr

Assurance

Exposition, concert, fête, spectacle, kermesse, rencontre sportive… une manifestation génère toujours des risques spécifiques liés aux participants, au public et aux lieux utilisés.

Avant la manifestation, le responsable de l'association doit obligatoirement contacter son assureur afin d'identifier les risques spécifiques à la manifestation. Il vérifie ainsi que son contrat d'assurance offre toutes les garanties nécessaires afin, le cas échéant, d’obtenir une garantie complémentaire.

Il faut penser à protéger :

• le public (spectateurs, invités...), le service de sécurité, les artistes ;
• les organisateurs, membres salariés et bénévoles de l’association.

Il faut se couvrir contre :

• les sinistres provoquant des dommages aux locaux occupés, au matériel (sonorisation, décors...) ;
• le risque d’intoxication alimentaire si consommation alimentaire sur place ;
• le vol.

Compte tenu de la diversité des problèmes pouvant survenir, ne prenez aucun risque : mieux vaut prévenir que guérir !

Certaines compagnies d'assurance proposent une assurance "Organisateur de manifestation" ou "Responsabilité civile organisateur" qui garantit la salle et son équipement, le montage et le démontage du matériel, sur une période de trois jours avant et après la date de la manisfestation.

La communication

Votre association a la possibilité d'installer deux banderoles pour annoncer votre évènement en envoyant la demande autorisation de banderole, à la vie associative (vieassociative@saint-medard-en-jalles.fr).
et vous pouvez faire paraître votre événement dans l'agenda du journal municipal et sur le site Internet de la Ville en cliquant ici.

Pour un relai presse, vous pouvez entrer en contact avec le correspondant local de Sud Ouest, Bernard Lepage : lepage.sudouest@gmail.com ou 06 18 09 65 63.

Manifestations écoresponsables

La ville de Saint-Médard-en-Jalles s'est engagée à accompagner les associations soucieuses d'organiser des événements dits "éco-responsables".

Les principes les plus facilement réalisables lors des manifestations :

• la réduction de déchets : utilisation de verres consignés, de vaisselles et couverts réutilisables, tri des déchets...
• l'accessibilité des sites aux personnes handicapées, par l'aménagement de lieux de parking à proximité, l'installation de panneaux de signalisation...

Le Département vous accompagne dans cette démarche : « Organiser des manifestations responsables et pauvres en déchet ».

Votre contact à la mairie : direction de la Vie associative (coordonnées complètes ci-dessous).