Organiser une manifestation

Procédures pour organiser une manifestation à Saint-Médard-en-Jalles.

L'organisation de manifestations (lotos, soirées, galas, kermesses, ventes au déballage...) fait partie intégrante de la vie d'une association.

Au-delà de la source d'auto-financement qu'elles peuvent représenter, ces manifestations - souvent festives et conviviales - sont aussi des actions fédératrices pour les adhérents et bénévoles, mais représentent une suite de procédures légales et logistiques à mettre en œuvre.

Les éléments ci-dessous ont pour objet de vous aider dans l'ensemble dans vos démarches pour construire votre événement sur notre commune.

Déterminer le lieu de votre événement

Salles municipales et espace public

Vous trouverez ci-dessous la liste des salles municipales habilitées de la commune. Vous pouvez vous assurer des disponibilités auprès de la Direction des Actions culturelles, de la vie associative et de la jeunesse (DACAJ).

Salle Adresse Capacité d'accueil

Louise Michel

Rue Georges Clémenceau 360

Georges Brassens

Rue Anatole France 164

Jacques Brel

Avenue Descartes 106

Club House

Rue Charles Capsec 90

Carré des Jalles*

Place de la République En fonction de l'espace

* Attention : la mise à disposition du Carré des Jalles, par sa classification de bâtiment ERP de 1re catégorie, est soumise à des conditions particulières. Pour se renseigner sur les disponibilités et modalités de mises à disposition ou de location : DACAJ – Véronique Muller - v.muller@saint-medard-en-jalles.fr - 05 56 17 11 95.

Complexes sportifs

Disponibilités auprès du service des Sports.

Contact : Benoit Calmet - b.calmet@saint-medard-en-jalles.fr - 05 56 05 71 14.

Les autorisations

En amont de la manifestation (5 mois avant la date), vous devez transmettre au secteur de la Vie associative :

Vous devez également joindre à votre dossier les documents « cerfa » complémentaires :

Si vous diffusez de la musique, n'oubliez pas de déclarer votre manifestation à la SACEM : clients.sacem.fr

Traitement des demandes

Le dossier sera étudié par les services, puis transmis aux élus pour validation.

Si la manifestation est validée, elle sera suivie d'un courrier d'acceptation, ou par une réunion entre les organisateurs et les services municipaux concernés (techniques, sécurité, DACAJ, et sports, le cas échéant).

Demandes de matériel

La commune met gratuitement à disposition des associations du matériel utile pour vos manifestations :  tables, bancs, scène, grilles d'exposition, plantes vertes...

L'association doit préalablement signer une convention avec la Ville, et doit répondre aux axes prioritaires et objectifs de la politique de la vie associative.

La sécurité

L'organisateur est responsable de la sécurité de la manifestation. Il doit prévoir les mesures de sécurité vis à vis du public, des biens, des équipements, de l'environnement et faire appel aux services de secours en cas d’événements graves dépassant sa capacité de réponse.

À la demande de la Préfecture, la ville de Saint-Médard-en-Jalles impose pour chaque manifestation la désignation d'une personne référente pour la sécurité au sein de l'association.

Cette personne aura pour mission :

  • de prendre connaissance des emplacements des déclencheurs d'alarme, du téléphone d'alerte, des extincteurs ;
  • de connaître et de faire respecter les préconisations sur les voies de dégagement et de circulation.

Son nom doit être mentionné dans la demande préalable de manifestation.

À réception de votre dossier, la Police municipale pourra déterminer des préconisations précises pour veiller à la sécurité du public.

 

Bon à savoir

Le dispositif prévisionnel de secours à personnes est prévu par le référentiel national de la direction de la Défense et de la Sécurité civile qui fixe l'ensemble des moyens (humains et matériels) de premiers secours à mettre en place lors de manifestations ou de rassemblements de personnes. 

Le poste de secours dépend de l'effectif simultané du public, de la nature de la manifestation, de la configuration et de l'accessibilité du site de la manifestation.

Effectif simultané Nature du dispositif

Moins de 300

1 personne désignée et 1 téléphone d'alerte secours

Entre 300 et 1000

1 point d'alerte et de premiers secours, 2 secouristes et matériel

Entre 1000 et 4500

Dispositif de petite envergure : 1 poste de secours, 4 secouristes et matériel

Seules les associations agrées de sécurité civiles peuvent mettre en place un poste de secours.

Concernant les services de police, il n'y a pas d'obligation légale, il est néanmoins recommandé de les informer de l'organisation d'une manifestation.

Gendarmerie de Saint-Médard-en-Jalles
12, rue Théophile Gautier
33160 Saint-Médard-en-Jalles
Tél. : 05 57 93 15 60
Fax : 05 57 93 15 68
Email : bta.st-medard-en-jalles@gendarmerie.interieur.gouv.fr

Assurance

Exposition, concert, fête, spectacle, kermesse, rencontre sportive… une manifestation génère toujours des risques spécifiques liés aux participants, au public et aux lieux utilisés.

Avant la manifestation, le responsable de l'association doit obligatoirement contacter son assureur afin d'identifier les risques spécifiques à la manifestation. Il vérifie ainsi que son contrat d'assurance offre toutes les garanties nécessaires afin, le cas échéant, d’obtenir une garantie complémentaire.

Il faut penser à protéger :

  • le public (spectateurs, invités...), le service de sécurité, les artistes ;
  • les organisateurs, membres salariés et bénévoles de l’association.

Il faut se couvrir contre :

  • les sinistres provoquant des dommages aux locaux occupés, au matériel (sonorisation, décors...) ;
  • le risque d’intoxication alimentaire si consommation alimentaire sur place ;
  • le vol.

Compte tenu de la diversité des problèmes pouvant survenir, ne prenez aucun risque : mieux vaut prévenir que guérir !

Certaines compagnies d'assurance proposent une assurance "Organisateur de manifestation" ou "Responsabilité civile organisateur" qui garantit la salle et son équipement, le montage et le démontage du matériel, sur une période de trois jours avant et après la date de la manisfestation.

La communication

Vous pouvez faire paraître votre événement dans l'agenda du journal municipal et sur le site Internet de la Ville en cliquant ici.

Pour un relai presse, vous pouvez entrer en contact avec le correspondant local de Sud Ouest : François Boutry – fboutry.sudouest@gmail.com – 06 43 14 26 27

Manifestations écoresponsables

La ville de Saint-Médard-en-Jalles s'est engagée à accompagner les associations soucieuses d'organiser des événements dits "éco-responsables".

Les principes les plus facilement réalisables lors des manifestations :

  • la réduction de déchets : utilisation de verres consignés, de vaisselles et couverts réutilisables, tri des déchets...
  • l'accessibilité des sites aux personnes handicapées, par l'aménagement de lieux de parking à proximité, l'installation de panneaux de signalisation...

Le Département vous accompagne dans cette démarche : « Organiser des manifestations responsables et pauvres en déchet »

Votre contact à la mairie : DACAJ - Vie associative (coordonnées complètes ci-dessous).

Infos utiles

Adresse


Direction des Actions culturelles, de la vie associative et de la jeunesse
Carré des Jalles (entrée E)
Place de la République
33160 Saint-Médard-en-Jalles

Horaires


Lundi : 14h-17h30
Du mardi au vendredi : 9h-12h et 14h-17h30

Contact


Tél. : 05 56 17 11 90
Email : vieassociative@saint-medard-en-jalles.fr

Pour rester informé