Les éléments ci-dessous ont pour objet de vous aider dans l’ensemble dans vos démarches pour construire votre événement associatif ou communal sur notre territoire.
Déterminer le lieu de votre événement
🗺️ Salle Jacques Brel : avenue Descarte
Capacité d’accueil : 106
🗺️ Grande Salle de quartier Simone Veil : pôle municipal Simone Veil, rue Aurel Chazeau
Capacité d’accueil : 90
🗺️ Salle Antonin Larroque : bât. Pierre Mendès France, place du 9 mars 1962
Capacité d’accueil : 120 assis avec tables / 250 en format conférence et 280 débout.
🗺️ Salle Louise Michel : rue Georges Clémenceau – Domaine de Caupian
Capacité d’accueil : 350 assis avec table.
Renseignement et modalité de réservation auprès de la Vie associative.
🗺️ Salle de spectacles Georges Brassens : rue Anatole France
Capacité d’accueil : 160
🗺️ Carré des Jalles : place de la République
Capacité d’accueil : en fonction des espaces sélectionnés (Hall d’entrée, salle d’exposition, Salle Hélène du Bourdieu,etc.).
Renseignement et modalité de réservation auprès de la direction de la Culture
Retrouvez la liste des infrastructures sportives dans la page dédiée à cet effet.
Consulter la liste des structures sportives
Renseignement et modalité de réservation auprès du service des Sports
Les démarches et documents obligatoires
En amont de la manifestation (cinq mois avant la date), vous devez transmettre au secteur de la Vie associative un dossier contenant : la demande d’autorisation d’occupation de l’espace public, la demande préalable d’organisation de manifestation et les CERFA obligatoires selon votre type de manifestation.
- Télécharger la demande préalable d’organisation de manifestation
- Télécharger la demande d’autorisation de l’occupation de l’espace public.
Selon le type de manifestation, vous devez également joindre des formulaires Cerfa obligatoires :
- Pour un vide-grenier, vide-penderie ou une brocante : cerfa 13939*01 : déclaration préalable d’une vente au déballage / consultez la réglementation.
- Pour organiser un loto, une tombola : cerfa – Formulaire demande autorisation de loterie ou tombola/ consultez la réglementation.
- Pour tenir une buvette : lettre de demande d’autorisation / consultez la réglementation.
- Pour la diffusion de musique : déclarer votre manifestation à la Sacem
La commune met gratuitement à disposition des associations du matériel pour vos manifestations : tables, bancs, scène, grilles d’exposition, plantes vertes, etc.
L’association doit préalablement signer une convention avec la Ville, et doit répondre aux axes prioritaires et objectifs de la politique de la vie associative.
Prévoir la sécurité durant la manifestation
L’organisateur est responsable de la sécurité de la manifestation. Il doit prévoir les mesures de sécurité vis-à-vis du public, des biens, des équipements, de l’environnement et faire appel aux services de secours en cas d’événements graves dépassant sa capacité de réponse.
Concernant les services de l’Etat de police et de Sécurité Incendie : jusqu’à 2500 personnes accueillies en simultané sur la manifestation, les services de l’État doivent être informés du rassemblement, par l’organisateur.
Un mail mentionnant la date, le lieu, le type d’évènement, le nombre de personnes attendues accompagné d’un plan d’installation doit être envoyé à :
- la Gendarmerie de Saint-Médard-en-Jalles : bta.st-medard-en-jalles@gendarmerie.interieur.gouv.fr
- et au service départemental des Incendies et secours : direction@sdis33.fr
L’organisation de manifestation nécessite la désignation d’une personne référente pour la sécurité au sein de l’association. Cette personne aura pour mission :
- de prendre connaissance des emplacements des déclencheurs d’alarme, du téléphone d’alerte, des extincteurs ;
- de connaître et de faire respecter les préconisations sur les voies de dégagement et de circulation.
- Son nom doit être mentionné dans la demande préalable de manifestation.
Le dispositif prévisionnel de secours à personnes est prévu par le référentiel national de la direction de la Défense et de la sécurité civile qui fixe l’ensemble des moyens (humains et matériels) de premiers secours à mettre en place lors de manifestations ou de rassemblements de personnes.
Le poste de secours dépend de l’effectif simultané du public, de la nature de la manifestation, de la configuration et de l’accessibilité du site de la manifestation.
- Effectif simultané pour moins de 300 personnes : 1 personne désignée et 1 téléphone d’alerte secours
- Effectif simultané entre 300 et 1000 personnes :1 point d’alerte et de premiers secours, 2 secouristes et matériel
- Effectif simultané entre 1 000 et 4 500 :dispositif de petite envergure avec 1 poste de secours, 4 secouristes et matériel
Seules les associations agrées de sécurité civiles peuvent mettre en place un poste de secours.
Quel que soit votre évènement, il y a toujours des risques spécifiques liés aux participants, au public et aux lieux utilisés.
Avant la manifestation, le responsable de l’association doit obligatoirement contacter son assureur afin d’identifier les risques spécifiques à la manifestation. Il vérifie ainsi que son contrat d’assurance offre toutes les garanties nécessaires afin, le cas échéant, d’obtenir une garantie complémentaire.
Il faut penser à protéger :
- le public (spectateurs, invités…), le service de sécurité, les artistes ;
- les organisateurs, membres salariés et bénévoles de l’association.
Il faut se couvrir contre :
- les sinistres provoquant des dommages aux locaux occupés, au matériel (sonorisation, décors…) ;
- le risque d’intoxication alimentaire si consommation alimentaire sur place ;
- le vol.
Compte tenu de la diversité des problèmes pouvant survenir, ne prenez aucun risque : mieux vaut prévenir que guérir !
Certaines compagnies d’assurance proposent une assurance « Organisateur de manifestation » ou « Responsabilité civile organisateur » qui garantit la salle son équipement, le montage et le démontage du matériel, sur une période de trois jours avant et après la date de la manifestation.
Traitement des demandes des manifestations
Le dossier sera étudié par les services, puis transmis aux élus pour validation.
Si la manifestation est validée, elle sera suivie d’un courrier d’acceptation, ou par une réunion entre les organisateurs et les services municipaux concernés (Techniques, Sécurité, direction de la Vie associative et Sports, le cas échéant).
La communication de votre évènement
La Ville met à disposition certains supports de communication (numérique et imprimé) pour communiquer en amont sur votre évènement.
Votre association a la possibilité d’installer deux banderoles pour annoncer votre évènement.
Pour cela, envoyez la demande autorisation de banderole (téléchargeables dans l’onglet documents utiles) à la Vie associative par mail.
Pour un relai presse, vous pouvez entrer en contact avec le correspondant local de Sud Ouest, Bernard Lepage : lepage.sudouest@gmail.com ou 06 18 09 65 63.
Vous pouvez faire également faire apparaître votre événement dans l’agenda du journal municipal et sur le site web de la Ville.
Pour le journal de la Ville, contactez la direction de la Communication