Qu’est-ce qu’un recommandé électronique ?

Une lettre recommandée au format électronique est la version dématérialisée d’un recommandé au format papier.

Elle peut être utilisée dans les mêmes situations que celle en version papier.

Par exemple :

• Le recommandé est obligatoire pour la notification à un salarié d’une sanction disciplinaire, la résiliation d’un bail d’habitation, la demande de renouvellement d’un bail commercial.
• Il est facultatif, mais conseillé, pour une lettre de relance pour un loyer impayé, une pension alimentaire non versée, une promesse d’embauche.

Comment ça marche ?

L’expéditeur du recommandé choisit un opérateur sur une plate-forme en ligne qui se charge de l’acheminement.

L’expéditeur dépose sa lettre sur cette plate-forme.

Il doit remplir un formulaire et payer l’acheminement via un site sécurisé.

L’opérateur prévient le destinataire qu’il va recevoir un recommandé.

Si le destinataire n’est pas un professionnel, il peut à ce moment-là refuser le format électronique et exiger un format papier.

Le destinataire, s’il accepte, est alors invité à se connecter sur la plate-forme pour prendre connaissance de son recommandé.

Quelle valeur juridique ?

Pour être juridiquement valable, l’envoi d’une lettre recommandée électronique doit remplir 3 conditions :

• Le prestataire chargé de l’acheminement se porte responsable de la bonne identité du destinataire et de celle de l’expéditeur
• Les dates d’expédition et de réception de la lettre doivent être garanties et vérifiables
• Si le destinataire n’est pas un professionnel, son accord préalable est nécessaire (en cas de refus, l’expéditeur doit envoyer le recommandé au format papier)

L’opérateur en charge de l’acheminement délivre à l’expéditeur une preuve du dépôt de sa lettre via un mail. Cette preuve doit être conservée pendant au moins un an.

Avant l’envoi, l’opérateur doit informer le destinataire par mail, qu’un recommandé électronique va lui être envoyé.

Lors de cette information, le destinataire n’est pas informé de l’identité de l’expéditeur. Il en est informé lorsqu’il accepte de recevoir le recommandé.

L’opérateur prévient le destinataire qu’il peut accepter ou refuser le recommandé, dans un délai de 15 jours à partir du lendemain de cette information.

Si le destinataire accepte de recevoir le recommandé électronique, l’opérateur lui envoie.

Si l’expéditeur demande un accusé de réception, l’opérateur le prévient de l’acceptation ou du refus du destinataire. Il met à sa disposition une preuve du refus, de la non-réclamation ou de l’acceptation, au plus tard le lendemain du délai de 15 jours. Cette preuve est un mail qui précise la date et l’heure du refus ou de l’acceptation.

L’opérateur conserve ce mail pendant 1 an au moins.

L’expéditeur a accès à ces informations pendant 1 an.